Kan een Kwitantie een Factuur vervangen?

[jozef222]

Beste deelnemers, Als je als zelfstandige een pakje verstuurt naar een klant en je ontvangt daarvoor van de verzendfirma een kwitantie (met daarop de vermelding van het betaalde bedrag en de betaalde BTW) kan dit dan een factuur vervangen of is een factuur in alle gevallen noodzakelijk (om in orde te zijn met de boekhouding)?

[Thomas_A]

Om de kost in de boekhouding in te brengen en af te trekken voor de vennootschapsbelasting, is dit voldoende. Er is vrij veel ruimte voor bewijs van onkosten.

Echter voor het terugtrekken van de btw is wel een volledig correcte factuur nodig met vermelding van uw btw-nummer. De btw-administratie is een heel stuk formalistischer.

Als het dus iets eenmalig is, loont het niet om er veel extra werk in te steken. Als het versturen van pakjes je bedrijfsactiviteit is, is het logisch om op vaste momenten een factuur te ontvangen voor je verzendingen.

[LeenW]

Aanvullend op bovenstaand correct antwoord, is een factuur in B2B gewoon verplicht.

[jozef222]

Ik ben een zelfstandig verkoper natuurlijke persoon met btw-nummer die geniet van vrijstelling voor kleine ondernemingen. Aangezien ik de btw die op deze kwitanties vermeld staat betaald heb en niet in aftrek mag brengen (vanwege de btw vrijstelling dien ik de btw op inkomende facturen sowieso te betalen) ga ik er van uit dat deze kwitanties voor de boekhouding dezelfde bewijskracht hebben als een factuur (voor gemaakte kosten)...?

Zit echter nog met een bijkomende vraag. Bij de verzendfirma waar ik normaal een beroep op doe staat er 21% btw op vermeld, dus op die manier ben ik in orde.

Echter, wie online een verzendlabel aanmaakt bij de Belgische afdeling van PostNl (opererend onder een Belgisch Btw nummer dus) ontvangt een kwitantie waarop de kostprijs van het label vermeld staat (laat ons zeggen 10 euro), met daarachter BTW EXCL.: 10 euro. BTW INCL.: 10 euro.

Daar begrijp ik niets van: hoe dient dit te worden geïnterpreteerd? Waarom past de Belgische afdeling van de pakjesdienst van PostNL geen btw tarief toe (en concurrent GLS bijvoorbeeld wel)?

Moet dergelijke kwitantie dan boekhoudkundig worden verwerkt met "verlegging van btw"?

[Thomas_A]

Het is niet omdat u onder de btw-regeling voor kleine ondernemingen valt, dat de bewijsstukken voor kostenaftrek anders zijn. Dat heeft niks maar dan ook niks met elkaar te maken.