Geachte,
Adres van de vzw = Adres van de BVBA van de voorzitter
Chronologisch verloop handelingen.
In 2019 betaalde de vzw aan de BVBA, de onkosten voor een website (Wix) incl BTW.
De vzw ontving echter geen factuur.
In 2020 betaalde de vzw aan de BVBA, de onkosten voor een website (Wix), incl BTW.
De vzw ontving echter geen factuur.
In 2020 betaalde de vzw aan facebook (onmiddellijk inning via rekening van de vzw)
talrijke bedragen voor reclame op facebook.
De vzw ontving echter geen factuur/facturen.
De voorzitter had deze betalingen geregeld.
Nav voorbereiding van de jaarrekening boekjaar 2020.
Communicatie in 2021:
16 mei: mail met vriendelijk verzoek om dringend facturen te ontvangen/op te laden in drive
gezien we deze nodig hebben voor het opstellen van de jaarrekening.
20 mei : vergadering RVB (waarbij de penningmeester zich verontschuldigd had)
goedkeuring Jaarrekening zonder Jaarrekening, zonder facturen
(op verzoek van de voorzitter)
22 mei : 2de verzoek om dringend facturen te ontvangen/op te laden in drive,
zodat goedkeuring Jaarrekening tijdig kan gebeuren op de jaarlijkse AV
(voorzien op 1ste zondag van juni, cfr statuten)
25 mei : bewering van de voorzitter dat de facturen "ooit" werden bezorgd
(wat geenzins gebeurt was, zie verder)
29 mei : 3de verzoek om dringend facturen te ontvangen/op te laden in drive,
goedkeuring Jaarrekening kan niet meer tijdig gebeuren op de jaarlijkse AV,
2de AV noodzakelijk
29 mei : antwoord van de voorzitter : "geef mij de tijd die jij ook nodig hebt aub"
Reactie van penningmeester -> normale procedure zou zijn :
- eerst de facturen (tijdig en spontaan opsturen)
- goedkeuring van de facturen door RVB
- betaling van facturen
31/05 en begin juni: facturen werden bezorgd (opgeladen op Drive)
en BTW werd aangerekend door de BVBA aan de vzw,
(intracommunautaire btw van toepassing, tussen Wix respectievelijk Facebook en de BVBA),
waardoor de BTW nog verschuldigd was door de vzw)
en de betalingen werden ineens ook door de voorzitter uitgevoerd.
Terzelfde tijd betaling van 150€, die de voorzitter overschrijft aan zichzelf.
06 juni: jaarlijkse AV (op voorziene datum cfr statuten)
Opmerkelijk : afwezigheid van de voorzitter (wegens misverstand, beweert hij)
facturen & Jaarrekening in orde,
doch termijn voor nazicht door leden nodig,
vastleggen van 2de jaarlijkse AV
17 juni : jaarlijkse AV (2de)
goedkeuring jaarrekening,
met opmerking "vergissing in de facturatie (door de BVBA)"
de voorzitter ontkent enige vergissing
28 juni : mail met melding "Dubbele aanrekening BTW door de BVBA"
met uitgebreide uitleg waar de vergissing werd gemaakt.
(na nazicht van de bewijzen: betalingen vergeleken met facturen)
De BTW op de Wix-site werd 2x aangerekend, dat is de betekenis van dubbel.
Eénmaal op facturen, doorrekenen kosten van de webiste,
nogmaals samen met de BTW, door te rekenen voor de publicatie op facebook.
de voorzitter ontkent enige vergissing
Ook tijdens latere vergaderingen bevestigt de voorzitter, alle facturen te hebben nagezien
en blijft de voorzitter ontkennen dat er een vergissing zou zijn gebeurd
Talrijke verwijten vanwege de voorzitter aan het adres van de penningmeester
- dat hij incapabel is, dat hij er niets van kent
- waar hij gestudeerd heeft
- ...
Na uitgebreide uitleg aan en nazicht door de secretaris,
werd de vergissing door secretaris aan de voorzitter uitgelegd.
Dan pas heeft de voorzitter de vergissing pas "erkent" (toegegeven).
Had de voorzitter spontaan & tijdig de facturen overgemaakt
(op z'n minst nog in het juiste jaar, nml 2020 / bij 1° vriendelijk verzoek)
dan was er geen "druk" om dit snel te doen (tijdige jaarrekening), en geen frustraties.
Had de voorzitter de voorstelling van de BTW-facturen zo ingewikkeld niet gemaakt
(BTW op facebook/Wix, door elkaar mengen)
dan had hij de vergissing mogelijks niet gemaakt, of toch "sneller" zelf gezien,
dan was er al geen discussie geweest.
Daar waar men verzoekt "vertrouwen" te hebben in elkaar,
was me duidelijk dat er, ondanks mijn kennis en uitgebreide uitleg,
ik geen vertrouwen kreeg inzake de vaststellingen die ik gemaakt had.
Zelfs nadat de secretaris de documenten heeft nagezien,
en de dubbele aanrekening BTW heeft bevestigd, blijft men aankaarten dat ik "fout" ben.
Dit vertrouwen werd nog altijd niet hersteld.
Er was tevens 150€ te verantwoorden, die de voorzitter overschrijft aan zichzelf.
Ook dit sleept meer dan 4 maand aan, geen ticket/factuur/bewijs of verantwoording.
Dit heeft uiteraard meegedragen tot de "discussie".
Voorstel om discussies in de toekomst te vermijden:
- eerst de facturen/kastickets...
- goedkeuring van de facturen door RVB, met bedrag aan wie
- betaling van "onkosten", na goedkeuring, aan wie ze gemaakt heeft
Nadien opnieuw betalingen door de voorzitter aan zichzelf, en de BVBA.
Facturen zouden op de Drive staan, eveneens de onkosten.
Er blijken facturen (op naam van de BVBA, voor vb papier, inkt van verschillende printers)
en andere tickets (vb drank, broodjes, snack's) te bestaan.
Verder rekent hij ook km-vergoeding aan (voor verplaatsingen vanaf 2019).
Dit voor de bedragen overgeschreven door de voorzitter op zijn persoonlijke rekening,
ter verantwoording van "persoonlijk gemaakte onkosten".
Onlangs heeft de voorzitter het ontslag van de penningmeester geëist (of hij stopt er zelf mee)
Een AV dient nog te worden samengeroepen om dit te stemmen.
Ondertussen werd de penningmeester de toegang tot de facebookpagina's en de Drive geblokkeerd.
Op de Drive staan alle documenten, zoals de verslagen van RVB, AV's, boekhouding/jaarrekeningen, facturen...
Daardoor kan de penningmeester zijn controle (over de nieuwe facturen, onkostennota's) niet meer uitvoeren.
De penningmeester vermoedt tevens dat voormelde fout (dubbele aanrekening BTW) ook nog niet werd rechtgezet,
maar kan dus dit niet meer nazien.
Onze strijd voor het "goede doel" kan en mag geen reden zijn om
nonchalant om te gaan met de boekhouding, de wet op vzw's, onze statuten, enz...
Graag uw mening over deze feiten, en wat met juridische aansprakelijkheid.
Bedankt voor jullie feedback.