jaarrekening/kas/

Baleria1985 · #1 , 08 apr 2021 12:33

Goedemiddag

Korte schets: bij vzw: sedert 10tal jaar werd er op de jaarrekening een hoger kassaldo (enkele 1000den euro's meer dan effectief in kas) vermeldt. De boekhouder vroeg ieder jaar of kassaldo klopte en dit werd bevestigd door de kassabeheerder. 1 iemand beheerde de kassa. Na overdracht naar andere persoon werd het verschil opgemerkt. Na de vraag waar is het geld krijg ik als antwoord: er is al jaren een verschil maar ik weet niet hoe het komt, er moet een fout gebeurd zijn, ik begrijp het niet...
Nagevraagd bij boekhouder, alle bestanden overlopen, maar geen fout gevonden. Ook gezien dat er prive facturen betaald werden van de rekening van de vzw.
Hoe pakken we deze situatie aan? Er kunnen fouten gebeurd zijn, maar het gaat over een groot bedrag en er kan niet ontkend worden dat de er facturen betaald werden. Dit kan toch niet zomaar? Kunnen we een klacht indienen als vzw?

Met vriendelijke groeten

Winston · Een juridische oplossing. Voor elk probleem, voor iedereen!

Benieuwd naar jouw juridische opties? Winston begeleidt jou aan de geschikte oplossing. Klik hier om jouw situatie te beschrijven en we nemen binnen de 24 uur met jou contact op voor persoonlijke begeleiding

LYNX XX · #2 , 08 apr 2021 12:47

https://vi.be/advies/boekhouding-van-de-vzw

https://www.vsdc-fb.be/nl/algemeen/1216/boekhouding

https://scwitch.be/nieuwe-vzw-wetgeving/

Tip aan TS : neem een ernstige en accurate boekhouder onder de arm, die de normale controles uitvoert en de boekhouding oordeelkundig controleert.

Vragen of het kassaldo klopt ??? Moet controleren : kas dagboek is verplicht.

Transacties tussen kas - bankrekening-spaarrekeningen moeten als interne boekingen geplaatst worden.

LeenW · #3 , 08 apr 2021 13:12

Kasverschil moet verklaard kunnen worden, de verantwoordelijke moet dit oplossen.

En dat gelden van de vzw niet gebruikt mogen worden om de eigen keuken te renoveren, mag intussen ook al duidelijk zijn

Reclame

LYNX XX · #4 , 08 apr 2021 13:27

Goedemiddag

Korte schets: bij vzw: sedert 10tal jaar werd er op de jaarrekening een hoger kassaldo (enkele 1000den euro's meer dan effectief in kas) vermeldt. De boekhouder vroeg ieder jaar of kassaldo klopte en dit werd bevestigd door de kassabeheerder. 1 iemand beheerde de kassa. Na overdracht naar andere persoon werd het verschil opgemerkt. Na de vraag waar is het geld krijg ik als antwoord: er is al jaren een verschil maar ik weet niet hoe het komt, er moet een fout gebeurd zijn, ik begrijp het niet...
Nagevraagd bij boekhouder, alle bestanden overlopen, maar geen fout gevonden. Ook gezien dat er prive facturen betaald werden van de rekening van de vzw.
Een goede audit door een bekwame boekhouder moet die verschillen bloot leggen.
Privé facturen betaald van de rekening VZW : waar zitten de verantwoordelijken ??

Is al jaren een verschil in de kas : DUS KAN DE BOEKHOUDING TOCH NIET SLUITEND ZIJN ?? Taak van de boekhouder. En waar zitten de leden van de VZW ??

Hoe pakken we deze situatie aan? Er kunnen fouten gebeurd zijn, maar het gaat over een groot bedrag en er kan niet ontkend worden dat de er facturen betaald werden. Dit kan toch niet zomaar? Kunnen we een klacht indienen als vzw?

Het gaat over een groot bedrag : niemand valt er op tijdens jaren ?

Gouden raad laat de boekhouding van de laatste jaren uitpluizen door een bekwaam iemand, en vooral de transacties in de kas, kas dagboek.
Onvindbaar bestaat niet. Enkel in politiek België.

Met vriendelijke groeten

Baleria1985 · #5 , 09 apr 2021 09:30

Goedemiddag

Korte schets: bij vzw: sedert 10tal jaar werd er op de jaarrekening een hoger kassaldo (enkele 1000den euro's meer dan effectief in kas) vermeldt. De boekhouder vroeg ieder jaar of kassaldo klopte en dit werd bevestigd door de kassabeheerder. 1 iemand beheerde de kassa. Na overdracht naar andere persoon werd het verschil opgemerkt. Na de vraag waar is het geld krijg ik als antwoord: er is al jaren een verschil maar ik weet niet hoe het komt, er moet een fout gebeurd zijn, ik begrijp het niet...
Nagevraagd bij boekhouder, alle bestanden overlopen, maar geen fout gevonden. Ook gezien dat er prive facturen betaald werden van de rekening van de vzw.
Een goede audit door een bekwame boekhouder moet die verschillen bloot leggen.
Privé facturen betaald van de rekening VZW : waar zitten de verantwoordelijken ?? Die beweert van niks te weten

Is al jaren een verschil in de kas : DUS KAN DE BOEKHOUDING TOCH NIET SLUITEND ZIJN ?? Taak van de boekhouder. Ik kan me niet voorstellen dat de boekhouder bij iedere vzw de kas effectief gaat tellen? Als hij de bevestiging krijgt dat de kas klopt...En waar zitten de leden van de VZW ?? De verantwoordelijke zei altijd dat de kas klopte, maar wanneer het geld effectief geteld werd bij overdracht naar nieuwe verantwoordelijke was er geld tekort.

Hoe pakken we deze situatie aan? Er kunnen fouten gebeurd zijn, maar het gaat over een groot bedrag en er kan niet ontkend worden dat de er facturen betaald werden. Dit kan toch niet zomaar? Kunnen we een klacht indienen als vzw?

Het gaat over een groot bedrag : niemand valt er op tijdens jaren ? Er werd altijd gezegd dat alles klopte. Als je al jaren samenwerkt, dan heb je vertrouwen in de verantwoordelijke.

Gouden raad laat de boekhouding van de laatste jaren uitpluizen door een bekwaam iemand, en vooral de transacties in de kas, kas dagboek.
Onvindbaar bestaat niet. Enkel in politiek België.

Met vriendelijke groeten

dako · #6 , 09 apr 2021 13:27

Is al jaren een verschil in de kas : DUS KAN DE BOEKHOUDING TOCH NIET SLUITEND ZIJN ?? Taak van de boekhouder. Ik kan me niet voorstellen dat de boekhouder bij iedere vzw de kas effectief gaat tellen? Als hij de bevestiging krijgt dat de kas klopt...En waar zitten de leden van de VZW ?? De verantwoordelijke zei altijd dat de kas klopte, maar wanneer het geld effectief geteld werd bij overdracht naar nieuwe verantwoordelijke was er geld tekort.

M.i heeft de boekhouder ook hier zijn taak gedaan en gecontroleerd/geverifieerd dat het kassaldo aanwezig is.(de verantwoordelijke heeft bevestigd...). Zoals aangehaald kan hij moeilijk van elke boekhoudkundige post van al zijn klanten alle activa, voorraden, vorderingen, gelden, kostenfacturen,... zelf fysiek gaan verifieren.
Uit de gegevens die de boekhouder ontving is de boekhouding wel sluitend. Mocht hij een correct kassaldo hebben doorgekregen was deze niet sluitend geweest en had hij dit kunnen signaleren.

M.i. gaat de verantwoordelijke hier (ernstig) in de fout en kan men dit zelfs zien als een valse verklaring/schriftvervalsing. Ik zou in eerste instantie de verantwoordelijke ter verantwoording roepen. Hij verklaart dat het kassaldo klopt wat niet overeen komt met de werkelijkheid.

dako · #7 , 09 apr 2021 13:33

Gouden raad laat de boekhouding van de laatste jaren uitpluizen door een bekwaam iemand, en vooral de transacties in de kas, kas dagboek.
Onvindbaar bestaat niet. Enkel in politiek België.[/b]

Met vriendelijke groeten

Lijkt mij toch niet vanzelfsprekend, indien er fysiek vb 5.000 EUR in kas aanwezig is, persoon X (verantwoordelijke of iemand anders) haalt hier fysiek 4.000 EUR uit, hoe ga je dan terugvinden wie dit wanneer heeft gedaan?
Mogelijks gaat het gewoon over een vergissing en zijn dit facturen van de VZW welke cash betaald zijn maar nooit in de boekhouding zijn geraakt, maar even goed kan het gaan over betalingen waarvan de VZW geen factuur heeft ontvangen, of zelfs over misbruik/diefstal waarbij de gelden niet voor de VZW zijn gebruikt. Lijkt mij na zoveel jaren niet eenvoudig terug te vinden.

LYNX XX · #8 , 09 apr 2021 13:56

Gouden raad laat de boekhouding van de laatste jaren uitpluizen door een bekwaam iemand, en vooral de transacties in de kas, kas dagboek.
Onvindbaar bestaat niet. Enkel in politiek België.[/b]

Met vriendelijke groeten

Lijkt mij toch niet vanzelfsprekend, indien er fysiek vb 5.000 EUR in kas aanwezig is, persoon X (verantwoordelijke of iemand anders) haalt hier fysiek 4.000 EUR uit, hoe ga je dan terugvinden wie dit wanneer heeft gedaan?
Mogelijks gaat het gewoon over een vergissing en zijn dit facturen van de VZW welke cash betaald zijn maar nooit in de boekhouding zijn geraakt, maar even goed kan het gaan over betalingen waarvan de VZW geen factuur heeft ontvangen, of zelfs over misbruik/diefstal waarbij de gelden niet voor de VZW zijn gebruikt. Lijkt mij na zoveel jaren niet eenvoudig terug te vinden.

Uw reactie is correct.
De fout zit hem bij de boekhouder welke jaren een incorrecte boekhouding voert, met kasverschillen. De dader is natuurlijk de verantwoordelijke. Maar ook de leden ( die inzage hebben in de boekhouding ) lieten begaan.

Enkele jaren terug heb ik persoonlijk zulk geval van een VZW met idem dito kasverschillen en problemen administratie en boekhouding, problemen met allerlei overheidsinstanties; volledig terug op poten gezet. De boekhouding van de laatste jaren volledig terug opgezet ( is natuurlijk een enorm werk met nodige kennis en doorzicht te verwerken ). Is het fileren van de administratie.

2 argusogen zien beter dan 4 brillen.

Iedereen noemt zich tegenwoordig boekhouder of auditor. Software programma's genoeg, maar de personal brains ontbreken.

Een verplichte kasboekhouding moet kloppen. Eindsaldo einde boekjaar moet gelijk zijn met de fysieke kastelling. Indien niet meerdere personen die hun taak niet ernstig nemen. Als er bedragen uit de kas verdwijnen zonder bewijsstukken ( bons, facturen ... ) dan is die persoon die de kas bijhoudt verantwoordelijk, en moet het verschil bijpassen.
Een VZW moet een kasboek bijhouden; zou dan toch jaarlijks moeten kloppen. Als de boekhouder dat niet opmerkt, stopt hij er beter mee.

dako · #9 , 09 apr 2021 16:02

De boekhouder vroeg ieder jaar of kassaldo klopte en dit werd bevestigd door de kassabeheerder.

Ik begrijp uit bovenstaande info van de TS dat de boekhouder het kasboek verwerkt, en ga ervan uit dat de boekhouder ook het kassaldo van dit kasboek volgt en zo opneemt in de jaarrekening. Indien het kasboek correct is ingevuld zijn er dus geen kasverschillen en kloppen de verrichtingen in het kasboek. Vervolgens verefierd hij bij de verantwoordelijke of dit saldo van het kasboek (wat hij dus over neemt in de boekhouding) klopt met de fysieke telling van de kas en hij krijgt hiervan bevestiging. M.i. worden er hier door de boekhouder geen fouten gemaakt, hij gaat verder op de officiele stukken(kasboek) die hij krijgt en verefieert vervolgens deze info nog eens met het fysieke saldo bij de verantwoordelijke.

Indien het kasboek correct is opgemaakt en verwerkt is door de boekhouder maar de fysieke kas (eindsaldo) stemt niet overeen met het eindsaldo wat er in het kasboek is opgenomen is dit m.i. de fout van de veranwoordelijke van deze kassa/kasboek bij de VZW en niet van de boekhouder.

LYNX XX · #10 , 09 apr 2021 16:35

De boekhouder vroeg ieder jaar of kassaldo klopte en dit werd bevestigd door de kassabeheerder.
Ik begrijp uit bovenstaande info van de TS dat de boekhouder het kasboek verwerkt, en ga ervan uit dat de boekhouder ook het kassaldo van dit kasboek volgt en zo opneemt in de jaarrekening. Indien het kasboek correct is ingevuld zijn er dus geen kasverschillen en kloppen de verrichtingen in het kasboek. Vervolgens verefierd hij bij de verantwoordelijke of dit saldo van het kasboek (wat hij dus over neemt in de boekhouding) klopt met de fysieke telling van de kas en hij krijgt hiervan bevestiging. M.i. worden er hier door de boekhouder geen fouten gemaakt, hij gaat verder op de officiele stukken(kasboek) die hij krijgt en verefieert vervolgens deze info nog eens met het fysieke saldo bij de verantwoordelijke.

Indien het kasboek correct is opgemaakt en verwerkt is door de boekhouder maar de fysieke kas (eindsaldo) stemt niet overeen met het eindsaldo wat er in het kasboek is opgenomen is dit m.i. de fout van de verantwoordelijke van deze kassa/kasboek bij de VZW en niet van de boekhouder.

In een vzw ( in elke vereniging/firma ) is het de normale deontologische taak van een boekhouder om te controleren.

Indien hij een CENTRAAL DAGBOEK : Doc. nr. DATUM NAAM OMSCHRIJVING ONTVANGSTEN UITGAVEN BANKREKENING STUKN° KAS STUKN° SPAARREKENING STUK N° zo indeelt is de informatie compleet.
Bovendien heeft de VZW ook een uitgavenboek ( genummerd, datum naam omschrijving bedrag dagboeknr. bank uittr.nr. kasboek nr. spaarrekn.nr.
inkomstenboek ( gedetailleerd idem dito als uitgavenboek )
kasboek : gedetailleerd : nr. dagboeknr. datum naam omschrijving bedrag + bedrag - saldo
bankboek : gedetailleerd : uittrekselnr. vervolgens volgens detail kasboek
spaarrekn. : gedetailleerd idem dito als bankrekening
verzamelstaat : alle kosten en inkomsten per soort gesplitst per maand : totalen per jaar
Als men die dagboeken met een onderlinge link verbindt met het centraal dagboek : moet alles kloppen als een bus.
Indien niet : onbekwaamheid en fouten.
Het centraal dagboek omvat alle andere dagboeken en die eindtotalen moet kloppen met de individuele dagboeken.
Controle van fysieke kas met het kassaldo op het centraal dagboek en kasboek moeten dezelfde zijn.
Indien de boekhouder dat zo maar klakkeloos overneemt van de kas verantwoordelijke en de leden weten al jaren dat het niet klopt = is er iets ergs loss.
Indien alles overeenstemt : kan hij de balans maken en een begroting opstellen zelfs in een kleine VZW.

Dit is de werkwijze van een competente boekhouder. Als men deze ( mijn werkwijze ) toepast kunnen er geen verschillen ontstaan, vermits de linken naar het centraal dagboek dezelfde eindcijfers moeten geven. Indien niet : fouten opzoeken. Dit is gewoon sluitend goed werk afleveren.

LeenW · #11 , 09 apr 2021 16:37

Akkoord met hierboven, doch in de praktijk gebeurt het vaak dat een vzw "een zo goedkoop mogelijke dienstverlening" wil en zo weinig mogelijk door de boekhouder laat doen. Je kan van de boekhouder dan ook niet verwachten dat hij zijn werk grondig doet dal hij maar voor een minimum vergoed wordt.

LYNX XX · #12 , 09 apr 2021 16:59

Akkoord met hierboven, doch in de praktijk gebeurt het vaak dat een vzw "een zo goedkoop mogelijke dienstverlening" wil en zo weinig mogelijk door de boekhouder laat doen. Je kan van de boekhouder dan ook niet verwachten dat hij zijn werk grondig doet dal hij maar voor een minimum vergoed wordt.

Klopt LeenW.
Maar indien een boekhouder geen evidente info en gegevens krijgt, moet hij de zaak aankaarten en bij tegenwerking zijn handen er af houden.
Het is dikwijls in die VZW's zo dat administratie en boekhouding noodzakelijk kwaad is. Slordigheid troef, en onkunde.

Bovendien raad ik VZW's aan om steeds de gelden die toevallig ( door donaties ... ) in kas komen over te zetten op de bankrekening, en de bankrekening alleen als financiële rekening te gebruiken. Men ziet dagelijks de problemen met een kas in de VZW's ( niets nieuws onder de zon, kijk maar in de media momenteel ).

VZW's onderschatten steeds een goede organisatie en is zeker niet overbodig. Daarom ook een aanrader dat de vaste leden van een VZW eens trimestrieel een verslag van de boekhouder ontvangen om extra info en controle over de financiën. = mijn manier van werken.

p.s. Ook nog enkele linken voor TS :

www.vchhd.be/wp-content/uploads/2014/04 ... ne-VZW.pdf

https://www.formaat.be/artikel/boekhoud ... et-dagboek

https://www.fenvlaanderen.be/sites/defa ... stuk_v.pdf

Baleria1985 · #13 , 10 apr 2021 17:12

De boekhouder vroeg ieder jaar of kassaldo klopte en dit werd bevestigd door de kassabeheerder.
Ik begrijp uit bovenstaande info van de TS dat de boekhouder het kasboek verwerkt, en ga ervan uit dat de boekhouder ook het kassaldo van dit kasboek volgt en zo opneemt in de jaarrekening. Indien het kasboek correct is ingevuld zijn er dus geen kasverschillen en kloppen de verrichtingen in het kasboek. Vervolgens verefierd hij bij de verantwoordelijke of dit saldo van het kasboek (wat hij dus over neemt in de boekhouding) klopt met de fysieke telling van de kas en hij krijgt hiervan bevestiging. M.i. worden er hier door de boekhouder geen fouten gemaakt, hij gaat verder op de officiele stukken(kasboek) die hij krijgt en verefieert vervolgens deze info nog eens met het fysieke saldo bij de verantwoordelijke. Ja dit is zo.

Indien het kasboek correct is opgemaakt en verwerkt is door de boekhouder maar de fysieke kas (eindsaldo) stemt niet overeen met het eindsaldo wat er in het kasboek is opgenomen is dit m.i. de fout van de verantwoordelijke van deze kassa/kasboek bij de VZW en niet van de boekhouder.
In een vzw ( in elke vereniging/firma ) is het de normale deontologische taak van een boekhouder om te controleren.

Indien hij een CENTRAAL DAGBOEK : Doc. nr. DATUM NAAM OMSCHRIJVING ONTVANGSTEN UITGAVEN BANKREKENING STUKN° KAS STUKN° SPAARREKENING STUK N° zo indeelt is de informatie compleet.
Bovendien heeft de VZW ook een uitgavenboek ( genummerd, datum naam omschrijving bedrag dagboeknr. bank uittr.nr. kasboek nr. spaarrekn.nr.
inkomstenboek ( gedetailleerd idem dito als uitgavenboek )
kasboek : gedetailleerd : nr. dagboeknr. datum naam omschrijving bedrag + bedrag - saldo
bankboek : gedetailleerd : uittrekselnr. vervolgens volgens detail kasboek
spaarrekn. : gedetailleerd idem dito als bankrekening
verzamelstaat : alle kosten en inkomsten per soort gesplitst per maand : totalen per jaar
Als men die dagboeken met een onderlinge link verbindt met het centraal dagboek : moet alles kloppen als een bus.
Alles wordt ingegeven in excel sheet per categorie: inkomsten/uitgaven via de bank, aankoopfacturen worden ingegeven en gecontroleerd adhv de facturen zelf. Kasboek wordt ingevuld adhv de kastickets. uitgaven kas worden ook vermeldt. De saldo's kloppen, behalve het kassaldo. Daar zit er minder in kas dan er zou moeten zijn.
Indien niet : onbekwaamheid en fouten.
Het centraal dagboek omvat alle andere dagboeken en die eindtotalen moet kloppen met de individuele dagboeken. [b]REkeningsaldo's kloppen, enkel kassaldo niet. Als er een uitgave geweest is uit kas, dan moet dit toch gedocumenteerd zijn? Niks van terug te vinden.
Controle van fysieke kas met het kassaldo op het centraal dagboek en kasboek moeten dezelfde zijn.
Indien de boekhouder dat zo maar klakkeloos overneemt van de kas verantwoordelijke en de leden weten al jaren dat het niet klopt = is er iets ergs loss. de leden waren niet op de hoogte. als je jaren met iemand samenwerkt dan vertrouw je die persoon ook, niemand die er ook maar aan dacht dat dit niet zou kloppen.
Indien alles overeenstemt : kan hij de balans maken en een begroting opstellen zelfs in een kleine VZW.

Dit is de werkwijze van een competente boekhouder. Als men deze ( mijn werkwijze ) toepast kunnen er geen verschillen ontstaan, vermits de linken naar het centraal dagboek dezelfde eindcijfers moeten geven. Indien niet : fouten opzoeken. Dit is gewoon sluitend goed werk afleveren.
[/b]

Baleria1985 · #14 , 10 apr 2021 17:14

Kasverschil moet verklaard kunnen worden, de verantwoordelijke moet dit oplossen.

En dat gelden van de vzw niet gebruikt mogen worden om de eigen keuken te renoveren, mag intussen ook al duidelijk zijn

Wat doen we hier dan mee? Kunnen we dit terugeisen als vzw?

Baleria1985 · #15 , 10 apr 2021 17:19

De boekhouder vroeg ieder jaar of kassaldo klopte en dit werd bevestigd door de kassabeheerder.
Ik begrijp uit bovenstaande info van de TS dat de boekhouder het kasboek verwerkt, en ga ervan uit dat de boekhouder ook het kassaldo van dit kasboek volgt en zo opneemt in de jaarrekening. Indien het kasboek correct is ingevuld zijn er dus geen kasverschillen en kloppen de verrichtingen in het kasboek. Vervolgens verefierd hij bij de verantwoordelijke of dit saldo van het kasboek (wat hij dus over neemt in de boekhouding) klopt met de fysieke telling van de kas en hij krijgt hiervan bevestiging. M.i. worden er hier door de boekhouder geen fouten gemaakt, hij gaat verder op de officiele stukken(kasboek) die hij krijgt en verefieert vervolgens deze info nog eens met het fysieke saldo bij de verantwoordelijke.

Indien het kasboek correct is opgemaakt en verwerkt is door de boekhouder maar de fysieke kas (eindsaldo) stemt niet overeen met het eindsaldo wat er in het kasboek is opgenomen is dit m.i. de fout van de veranwoordelijke van deze kassa/kasboek bij de VZW en niet van de boekhouder.

Dat denk ik ook, maar als je de verantwoordelijke hierop aanspreekt krijg je als antwoord 'ik weet niet hoe dit komt'. Dan sta je weer even ver in de discussie. Het geld moet toch ergens naar toe gegaan zijn? Maar er zijn geen documenten van uitgaven terug te vinden die het verschil verklaren.