Detachering tussenpartij wil formaat factuur zelf opdringen

[ub4b]

Situatie:

Ik werk als zelfstandig informaticus voor een eindklant via een tussenpartij.

Deze tussenpartij verwacht dat wij als leverancier van informatica diensten een factuur maken middels hun eigen timesheet systeem, in hun formaat, via hun online tool.

Normaal maak ik op het einde van elke te factureren maand een eigen factuur op, met ons briefhoofd, wat dan via e-mail en eventueel via de post naar de tussenpartij gaat. Vergezeld van een getekende timesheet. Dit is de normale weg.

De huidige tussenpartij wil echter afwijken van de normale gang van zaken. Op hun site vinden we volgende uitleg:

Waarom online-timesheets voordelig voor u zijn

* Uw manager keurt de timesheets direct online goed.
* De facturen worden direct berekend op basis van de timesheets, zodat er geen risico is van afwijkingen.
* Het is niet langer nodig om facturen op papier bij te houden; het onlinesysteem houdt alle facturen bij.
* Doordat de gegevens elektronisch en onmiddellijk worden ingediend voor betaling, is er geen risico
van vertragingen.
* U kunt de status van uw betalingen online nagaan en rapporten aanmaken van eerdere betalingen,
met alle timesheet- en factuurgegevens.

Het komt er eigenlijk op neer dat wij geen facturen meer moeten opmaken, dat zij dat met hun systeem voor ons doen. Wij moeten enkel nog een factuurnummer ingeven en hun systeem doet de rest. De factuur die wij zelf hadden moeten opmaken en hen doorsturen, wordt door de tussenpartij opgemaakt in hun layout. Wij steken dan in onze lijst van verkoopsfacturen (ik doe nog andere zaken dan informatica) een factuur in een andere layout dan onze eigen huislayout (wat bij de boekhouder vragen doet rijzen).

Als ik hun contract nalees, dan staat er nergens een clausule die mij verplicht om hun online systeem te gebruiken. Ik ben dus van plan om hen gewoon een papieren factuur te sturen met een PDF kopie per e-mail. Zo heb ik tenminste bewijs dat ik een factuur gestuurd heb.

Een ander bezwaar tegen hun online systeem heeft te maken met de volgende clausule in hun contract:

4.7 Facturen worden maandelijks verzonden. Deze facturen
moeten binnen achtentwintig (28) dagen na de op de
werkstatenbriefjes betrekking hebbende maand door het
Bedrijf zijn ontvangen. Het Bedrijf zal zich inspannen om
binnen dertig dagen na ontvangst voor betaling van deze
facturen zorg te dragen.

Als zij voor ons de facturen opmaken, is er geen mogelijkheid voor mij om in geval van niet betaling een interest of andere clausule in geval van niet-betaling op de factuur te vermelden. Want artikel 4.7 is een middelenverbintenis, geen resultaatsverbintenis.

Dus als ze pas na 2 maand betalen doen ze juridisch niets fout. Om die reden kan ik dus niet zomaar aanvaarden dat zij voor ons de verkoopsfacturen (voor diensten) opmaken.

[dvc123]

Tegenwoordig gaan de klanten zeggen hoe je de facturen moet opmaken,
Straks gaan ze nog zeggen hoeveel je moet vragen.

Dat is het nadeel van te werken met grote bedrijven, overheden... Je bent maar een nummer.

Ik weiger zelf voor zo'n klanten te werken.

[ub4b]

Ik heb mijn facturen in mijn eigen layout gewoon per post verstuurd naar de maatschappelijke zetel van de agency waar ik als freelancer voor werk, en in PDF bijlage als e-mail naar mijn account manager bij deze agency. Volgens mijn advocaat is dit volledig rechtsgeldig, gezien niks in het contract mij ertoe verplicht hun Online Timesheet applicatie te gebruiken als facturatietool. Er staat enkel in vermeld dat hun online tool voor timesheets gebruikt moet worden en 'to facilitate payment', maar dat is nog iets anders dan een facturatiesysteem.

Een papieren factuur is dus zonder meer rechtsgeldig.

Mijn account manager reageert op de e-mail: "ik mag die facturen niet doorsturen, stuur ze maar door naar een-of-ander-engels-emailadres".
Ik heb ze dan maar naar hun Engelse vestiging gestuurd, waar ze blijkbaar de inkomende facturen verwerken.

Toen ik vandaag naar deze firma belde, konden ze niet achterhalen waar mijn papieren factuur zat. Nochtans is deze rechtsgeldig betekend.
Ondanks de fiscale wetgeving blijft deze firma maar zagen om de factuur met hun eigen systeem op te maken.

Maar hun systeem hangt met haken en ogen aan mekaar:

- hoe bewijs ik dat ik een factuur gestuurd heb als ik mijn facturen moet opmaken met een web applicatie van de klant ?
- dit is verdoken self-billing, er is geen akkoord voor self-billing
- ik kan de inhoud van de factuur niet wijzigen en gegevens zoals mijn bankgegevens ontbreken, dus factuur door hun tool opgemaakt is al niet rechtsgeldig
- hun webapplicatie levert een HTML layout voor het printen van de factuur, wie garandeert mij dat de layout of inhoud niet wijzigt (wet op de integriteit) ?
- hoe bewijs ik dat deze factuur juist toegekomen is, en in dezelfde layout in hun boekhouding zit ? Dat kan enkel als ik hen een papieren of PDF versie stuur.

Straffer nog, een van hun zustermaatschappijen gebruikt hetzelfde systeem, en als ik ga kijken naar mijn facturen opgemaakt met het systeem in 2008, dan kan ik enkel de betaalgegevens terugvinden. Nochtans moet volgens de wet een facturatiesysteem minstens 7 jaar opvraagbaar zijn.

Ze falen dus op diverse fiscale en boekhoudkundige regeltjes en daarom stuur ik liever de factuur per post en pdf-kopie en eigen opmaak, dan is er geen discussie.

Maar nu vinden ze mijn papieren factuur niet terug en de financiële dienst in Engeland weet ook van niks (de maatschappelijke zetel van hun Belgisch kantoor is in Brussel). Blijkbaar hebben ze die papieren facturen geklasseerd omdat het niet in hun interne regeltjes staat. Ik voel al aankomen dat ik herinneringen ga mogen sturen.

Langs onze kant heb ik nog steeds een rechtsgeldige factuur gestuurd.

Maar dan kan ik ook wettelijke interesten eisen als ze niet binnen de 30 dagen betalen (staat in contract dat ze binnen de 30 dagen MOETEN betalen).

[Fiekes]

Ik zou mijn papieren factuur blijven sturen, echter hun systeem gebruiken als timesheet tool om zo rapper aan mijn geld te komen ...
Want zonder dat jij je prestaties/timesheet laat aftekenen door een manager, zal de boekhouding niet mogen uitbetalen.

Dus eerst mijn factuur maken en dan kopieren in hun timesheet tool ...