Ik ben lid van een internationale organisatie die in Belgi? geregistreerd staat. We hebben vorig jaar ontdekt dat de vorige uitvoerende comit?s de statuten niet ge?pdatet hebben, de laatste keer dat dit gebeurd is was in 1992. Nu proberen we om dit in orde te krijgen, maar dat is niet zo simpel blijkbaar?
(1) De offici?le term is als ik het goed heb "internationale vzw" (het is inderdaad een non-profitorganisatie). Volgens de wet moet deze "op straffe van nietigheid" bij authentieke akte worden opgericht. Dus bij de notaris. Volgens het document op http://www.cdenv.be/download/brochure/v ... e%3Apdf%22 is dit een gevolg van de nieuwe vzw-wet, klopt dat? Of is dat altijd al zo geweest, bv. om te vermijden dat niet-Belgen een rommeltje zouden maken van de statuten aangezien ze de wet minder goed kennen?
(2) Elk jaar organiseren we een wereldcongres, telkens in een ander land. Er is dan een Algemene Vergadering, en elk jaar zijn er wel een aantal, al dan niet kleine, veranderingen aan de statuten. Er zijn verschillende sessies (plenaries), en op elke sessie worden er een aantal verandering voorgesteld en bediscussieerd. Dit jaar zijn er een aantal grote veranderingen gebeurd. Iemand van EC van vorig jaar vertelde me dat "we geen wijzigingen kunnen aanbrengen in de statuten zolang er geen notaris aanwezig zou zijn op de AV". Klopt dit?
(a) Is het omdat we de statuten moeten updaten via authentieke akte dat de notaris zelf op de AV aanwezig moet zijn?
(b) Of kan dit op een andere manier gebeuren? Bijvoorbeeld alle aanwezige landen de nieuwe statuten laten ondertekenen en dat document naar de notaris brengen?
(c) Indien dit laatste mogelijk is, wie moet dat document dan naar de notaris brengen? Het (oude) bestuur (dus niet het bestuur dat pas verkozen is op diezelfde AV)? Of kunnen de bestuursleden volmacht geven aan gewone leden van de organisatie? Een eigenschap van een internationale organisatie is namelijk dat de bestuursleden van over de hele wereld komen, ?
(d) Ik heb me laten wijsmaken dat alles op de AV zelf moest gebeuren omdat er een bepaalde deadline is waarbinnen die authentieke akte opgemaakt moet worden, klopt dit?
(3) Moeten wij elk jaar door dit hele proces? Of moeten bepaalde kleinere wijzigingen niet via de notaris? Dit jaar is de hele structuur omgegooid, dus voor dit jaar moeten we zeker naar de notaris.
(4) Ik snap er (nog?) niet zoveel van, niet-Belgen al helemaal niet, dus die hebben al voorgesteld: als het toch allemaal zo moeilijk is in Belgi?, waarom dan niet in een ander land registreren? In Duitsland, of in de VS bv. Dan hebben we geen notaris nodig, is de redenering. Maar dat gaat toch zomaar niet, de zetel verplaatsen? Want moet je dan niet eerst de organisatie laten ontbinden in Belgi? (twee opeenvolgende AV's nodig blijkbaar?), en dan opnieuw gaan oprichten in dat andere land? Of kan dat wel makkelijk, de zetel verplaatsen?
Ik heb nog wel vragen, maar die hangen eigenlijk een beetje af van de antwoorden op de vorige vragen, dus ik wacht eerst maar eens een antwoord daarop af. Alvast bedankt om te helpen!