JuridischForum.be

Beste,

Tijdens een lokaal evenement voor het goede doel, organiseren wij (5 vrijwilligers) al jaren een loopwedstrijd om nog meer aandacht voor dit goede doel te trekken. Zij stellen hun infrastructuur ter beschikking en wij trekken onze plan (verzekering deelnemers etc). De deelnemers vullen een deelname formulier in, en daar staat niets over privacy op vermeld. Vervolgens wordt hun tijd geregistreerd voor de uitslag en zijn er ook foto's/videos (algemeen, van elke deelnemer aan de finish, van het podium ...). De uitslag en foto's komen dan diezelfde dag nog op onze facebook pagina en sinds kort ook op onze eigen website, die op mijn naam geregistreerd staat. Juist omdat er nu ook een uitslag en foto's zijn, trekt de wedstrijd steeds meer en meer mensen, nu ongeveer 200.

Moeten wij nu al die uitslagen en foto's van de afgelopen jaren asap van de website en facebook halen?

En is het daarna voldoende om volgend jaar op elk inschrijvingsformulier een melding over de privacy van de gegevens/foto's de plaatsen, waar die zullen worden gebruikt, etc? Of beter er maar helemaal mee kappen en werken zonder foto's en zonder uitslag? Want ja het zou misschien kunnen dat iemand onder de 18 jaar een formulier invult zonder toestemming van de ouders enz.

Privacydisclaimer opstellen voor de volgende editie waarin je meegeeft dat de deelnemers de kans hebben om zich te verzetten tegen de publicatie van hun gegevens. Voor het gebruik in verzekeringskwesties kan je een legitiem belang inroepen.

De AVG vereist vooral geïnformeerde toestemming. Met andere woorden als je de mensen van wie je gegevens verzamelt op voorhand duidelijk informeert over wat je met hun data gaat doen en meegeeft hoe ze zich daartegen kunnen verzetten, dan kan quasi alles.

Gedane zaken nemen geen keer. Zo lang niemand vraag om iets uit het verleden te verwijderen moet u dat ook niet spontaan doen.