JuridischForum.be

Ik heb dit jaar een eigendom aangekocht, maar helaas vertrouw ik de gebruikte notaris helemaal niet. Hij heeft fouten gemaakt ivm de kostenberekening, meerdere fouten in de opgestelde akte die meermaals moesten aangepast worden, een naar mijn mening onveilig kantoor en onwetenheid over hoe ze alle bewaarde gegevens juist beschermen. Maw, geen bron waar ik mijn persoonsgevens met vertrouwen achterlaat en liever zo snel mogelijk weghaal.

Wat is het minimum aan persoonsgegevens die een notaris moet bijhouden? Mijn akte is ondertussen verleden en ik heb een afschrift ontvangen, dus mijn dossier is in principe afgerond.

Ik zou hen graag vragen om al mijn persoonsgegevens volledig te verwijderen, maar ik verwacht dat ze zullen proberen om hun interne standaarden toe te passen. Daarom: welke gegevens moet de notaris absoluut bijhouden en welke niet?

In de wet van de notarisambt lees ik dat de notaris niet verplicht is om de minuut te bewaren van een in gedematerialiseerde vorm verleden akte nadat hij de bevestiging ontvangen heeft van de deponering van de akte - waar De Notariële Aktebank geldt als authentieke bron voor de akten. Dus de notaris zou dan niets van de akte moeten bijhouden?
Wat ivm zijn boekhouding, welke info is hij verplicht bij te houden omtrent de akte die hij verleden heeft, waarvoor ik iets betaald heb?

De notarissen die ik kende hadden allemaal een enorm archief dat soms terugging tot het ontstaan van het kantoor, en dat kon soms honderd jaar of meer zijn. Toen gingen die kantoren nog over van vader op zoon. Nu kan iedereen notaris worden na de nodige studies en stages, en valt een deel kennis door ondervinding die van vader op zoon werd overgegeven, gewoon weg. Ik werkte gewoonlijk samen met een notariskantoor dat sedert 1783 bestond, en na 10 opvolgingen van vader op zoon, door de laatste zoon werd gestopt in 2015, wegens geen goesting/zin meer. Heel de oude antieke inboedel werd verkocht.. Wat er van die oude akten, die allemaal mooi waren ingebonden, is geworden weet ik niet . Nu is hij vervangen door een jonge notaris, die kantoor houdt in een gewoon appartement, terwijl de oude in een beschermde woning van meer dan 400 jaar oud huisde, propvol mooie schilderijen van de verschillende notarissen en marmeren borenbeelden ...

U had een eigen notaris kunnen nemen.
Ook een notaris is gebonden door de GDPR-wetgeving.

Ik vrees dat men u fout heeft ingelicht voor wat betreft het bewaren van aktes. De notaris is verplicht om de door hem verleden aktes te bewaren.

Ik verwijs naar:

16 MAART 1803. - Wet van 25 ventôse jaar XI op het notarisambt.

Art. 20.De notaris is verplicht de minuut te bewaren van alle akten die hij verlijdt.
Onder deze bepaling vallen echter niet de verklaringen betreffende het in leven zijn van personen, de volmachten, akten van bekendheid, kwijtingen van pachtgelden, huurgelden, lonen, pensioenuitkeringen en rentetermijnen, en andere eenvoudige akten die volgens de wet in brevet mogen worden uitgegeven.

Art. 20. (TOEKOMSTIG RECHT)
De notaris is verplicht de minuut te bewaren van alle akten die hij verlijdt.
[1 De notaris is niet verplicht om de minuut te bewaren van een in gedematerialiseerde vorm verleden akte nadat hij de bevestiging ontvangen heeft van de deponering van de akte in de in artikel 18 bedoelde Notariële Aktebank. De Notariële Aktebank geldt als authentieke bron voor de akten die erin opgenomen zijn.]1
[2 ...]2
----------
(1)<W 2009-05-06/03, art. 21, 007; Inwerkingtreding : onbepaald>
(2)<W 2013-12-21/26, art. 82, 011; Inwerkingtreding : 01-04-2014>

Art. 21.Alleen de notaris die de minuut bewaart, heeft het recht grossen en uitgiften af te geven; niettemin mag elke notaris afschriften uitreiken van akten die bij hem als minuut zijn neergelegd.

Art. 21. (TOEKOMSTIG RECHT)
Alleen de notaris die de minuut bewaart, heeft het recht grossen en uitgiften af te geven; niettemin mag elke notaris afschriften uitreiken van akten die bij hem als minuut zijn neergelegd.
[1 Van de in de Notariële Aktebank opgenomen akten, kunnen uitgiften en grossen enkel worden afgeleverd door de notarissen die houder of bewaarder zijn van het repertorium voorgeschreven door artikel 29 van deze wet, waarin deze akten zijn ingeschreven.]1
----------
(1)<W 2009-05-06/03, art. 22, 007; Inwerkingtreding : onbepaald>

Art. 22. <KB246 22-02-1936, art. 2, BS 29-02-1936> De notaris mag geen minuut uit handen geven, behalve in de gevallen bij de wet bepaald of krachtens een vonnis.
Moet hij een minuut uit handen geven, dan laat hij daarvan een fotografische afdruk maken en deze wordt, na vergelijking met het origineel door de voorzitter van de rechtbank van eerste aanleg, die daarvan proces-verbaal opmaakt, in de plaats gesteld van de minuut tot dat deze wordt teruggegeven; de notaris mag er grossen of uitgiften van afgeven, met vermelding van het opgemaakte proces-verbaal.

Bedankt Marcus.

Ik begrijp dat ik inderdaad een eigen notaris had kunnen nemen, ik had deze dan ook gekozen...echter, halverwege merkte ik dat hij het ambt niet waardig is volgens mijn ervaring met hem. Overstappen naar een andere notaris was perfect toegelaten - maar zou de kosten dan verdubbeld hebben, zoals bevestigd door een andere notaris.

De minuut / akte dient dus bewaard te worden door de notaris. Wat met mijn andere (persoons)gegevens? Kan ik vragen dat hij die allemaal verwijderd of is er een nood / verplichting dat hij bepaalde gegevens bijhoudt? Dit voor zijn functie als notaris, maar ook omtrent boekhouding e.d.

Boekhoudkundig moet hij de relevante stukken 10 jaar bewaren. Geen idee voor wat zijn ambtelijke verplichtingen betreft.

Hij dient de akte te bewaren en hierin staan de persoonsgegevens vermeld. Zij vormen een essentieel onderdeel van de akte, ook al om tegenstelbaar te zijn. Ook hij is gehouden aan de GDPR. Concreet betekent dit dat hij alles in het werk moet stellen om de privacy te bewaren. Trouwens een akte wordt ook geregistreerd, ook daar zijn de gegevens dan bekend. Ik begrijp gewoonweg niet waar u zich eigenlijk druk over maakt. De wetgeving heeft dit nu eenmaal voorzien. Het gaat hier toch om een ambtelijk stuk en geen dagboek van een verborgen en/of dubbel leven.

Bedankt Leen en Marcus voor de antwoorden.

Marcus: gelukkig heeft de Europese Commissie zich al zorgen gemaakt over het verwerken van onze persoonsgegevens, zonder dat ik me moet verantwoorden waarom ik mij zorgen maak. Het onveilig bewaren van een kopie van mijn identiteitskaart kan zeer grote gevolgen hebben, maar zoals gezegd hoef ik me dankzij de EC niet te verantwoorden. Bovendien is dat niet het onderwerp van de vraag.
Alsnog bedankt!